Часто в процессе ведения собственного бизнеса как ФЛП, а еще чаще перед или во время различных проверок (в том числе налоговых), предприниматели ищут ответы на вопросы: необходимо ФЛП собирать и хранить первичные документы? Должен быть имеющийся тот или иной документ в ФОТ? Какие санкции могут быть применены проверяющими, если тот или иной документ отсутствует? Нужно вести кадровую документацию ФЛП и т.п.?

В данной статье постараюсь подробно ответить на эти вопросы и разъяснить, каким образом документы должны быть оформлены чтобы свести к минимуму возможность применения штрафных санкций при проверках.

В зависимости от специфики работы ФЛП (с наемными работниками или без; того, на какой системе налогообложения находится ФЛП и т.п.), необходимо вести следующую документацию:

- Книга учета доходов. Книга учета доходов и расходов.

- Первичные документы (сбор и хранение).

- Правила внутреннего трудового распорядка.

- трудовые договоры с наемными работниками, зарегистрированные в центре занятости.

- Табели учета использования рабочего времени.

- сведения по заработной плате.

- трудовые книжки наемных работников.

- Отчетность.

Книга учета доходов. Книга учета доходов и расходов.

Книгу учета доходов обязаны вести ФЛП на упрощенной системе налогообложения 1 и 2 групп, а также 3 группы, не являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость (форма книги и порядок ее ведения см. - здесь ).

Книгу учета доходов и расходов обязаны вести ФЛП на упрощенной системе налогообложения 3 группы, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость (форма книги и порядок ее ведения см. - здесь ).

ФЛП на общей системе налогообложения и лица, осуществляющие независимую профессиональную деятельность, обязаны вести книгу учета доходов и расходов по форме и в порядке - здесь .

Первичные документы (сбор и хранение).

В соответствии со ст. 44.1 Налогового кодекса для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, определенными абзацем первым настоящего пункта.

Согласно ст. 1 Закона «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности», первичный документ - это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции и подтверждает ее осуществление.

Первичный документ, согласно ст. 9 этого закона, должен иметь следующие реквизиты:

- название документа (формы);

- дату и место составления;

- название предприятия, от имени которого составлен документ;

- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения
хозяйственной операции;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной
операции и правильность ее оформления;

- личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать
лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Для плательщиков по упрощенной системе налогообложения необходимо показывать свой доход. Доход оформляется, в частности, такими первичными документами как:

- товарный чек или расчетная квитанция;

- банковская выписка;

- акты (квитанции) по оплате услуг;

- фискальный чек кассового аппарата.

ЧП обязаны представлять финансовую отчетность, данные которой подтверждены согласно ст. 44 Налогового кодекса. Книга же учета доходов не дает достаточных оснований для подтверждения данных налоговой отчетности. Только первичные документы подтверждают, за что полученный доход и может ли он облагаться единым налогом.

ФЛП на общей системе налогообложения обязаны иметь первичные документы о происхождении товара (ст. 177.10 Налогового кодекса), первичные документы, подтверждающие полученный доход и понесенные расходы. Последние дают возможность законно уменьшить свой налогооблагаемый доход (ст. 177.4 Налогового кодекса), что конечно же пойдет на пользу бизнеса и терять такую ​​возможность нужно.

Далее речь пойдет о документации ЧП с наемными работниками. И хотя не каждый из этих документов является обязательным согласно законодательству, их наличие является крайне необходимой в спорных случаях (как судебная волокита с наемным работником; проверки, в том числе, службой по труду и т.д.). Именно наличие этих документов поможет Вам не быть голословным, а доказать свою точку зрения документально.

Правила внутреннего трудового распорядка.

Прежде чем принимать на работу наемного работника советую разработать и утвердить (подписью и печатью, если она есть) правила внутреннего трудового распорядка. Принимая работника на работу (порядок приема см. - здесь ), Обязательно необходимо ознакомить его с этими правилами под расписку.

Дело в том, что согласно ст. 21 КЗоТ, работник обязуется выполнять работу, определенную трудовым договором, с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Следовательно, наличие таких правил (с подписью работника об ознакомлении) выгодно прежде всего самому предпринимателю, ведь это дает возможность контролировать соблюдение трудовой дисциплины работником и беспроблемно его уволить за прогул или за систематическое нарушение данных правил (опоздание и т.д.).

Разрабатывать правила внутреннего трудового распорядка необходимо на основе «Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций», утвержденных постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС от 20 июля 1984 № 213 (см. - здесь ). На сегодняшний день отсутствует законодательный акт Украины по этому вопросу, поэтому «Типовые правила ...» советской эпохи остаются в силе в части, не противоречащей Конституции и законам Украины.

Правила внутреннего трудового распорядка должны содержать следующие положения:

- порядок принятия на работу сотрудников и увольнение их с работы;

- права и обязанности работодателя;

- права и обязанности работников;

- режим работы;

- порядок поощрения за работу;

- порядок наложения взыскания за нарушение трудовой дисциплины и т.

Трудовые договоры с наемными работниками, зарегистрированные в центре занятости.

См. - здесь .

Табеле учета использования рабочего времени.

Табель учета использования рабочего времени является основанием для начисления заработной платы и поможет следить за соблюдением трудовой дисциплины работниками.

Законодательство не устанавливает формы ведения табеля учета использования рабочего времени. Однако существует Приказ Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489, который носит рекомендательный характер. Данный приказ рекомендует применять указанную в нем форму табеля использования рабочего времени, но предприниматель может ее по своему усмотрению изменить или дополнить.

Кроме табеля, предпринимателю целесообразно вести график отпусков, собирать заявления работников об отпусках и приказы о предоставлении им отпусков (Закон Украины «Об отпусках» от 15 ноября 1996 года № 504/96-ВР).

Ведомости по заработной плате.

Заработная плата работникам должна выплачиваться не реже двух раз в месяц и не менее установленного размера минимальной заработной платы на 1 января текущего года (Закон «Об оплате труда»).

Предприниматели как на общей системе налогообложения так и на едином налоге обязаны составлять, хранить и предоставлять по требованию контролирующих органов документы, подтверждающие начисление и выплату заработной платы, а также начисление и уплату налога на доходы физических лиц и единого социального взноса.

Рекомендательная форма платежной ведомости по заработной плате утверждена все тем же Приказом Государственного комитета статистики Украины «Об утверждении типовых форм первичной учетной документации по статистике труда» от 5 декабря 2008 года № 489. Предприниматель имеет полное право ее изменить или дополнить.

Трудовые книжки наемных работников.

Предприниматели обязаны вести трудовые книжки на всех наемных работников, которые проработали в них более пяти дней (ч. 2 ст. 48 КЗоТ).

Порядок ведения трудовых книжек в Украине устанавливается постановлением Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27 апреля 1993 года № 301 и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины от 29 Июль 1993 № 58 (далее - Инструкция № 58).

Пункт 2.20-1 Инструкции устанавливает, что трудовые книжки работников, работающих у ФЛП, хранятся непосредственно у работников. ЧП делают записи в трудовые книжки работников о приеме на работу и увольнении с работы в соответствии с заключенными с работниками письменных трудовых договоров, зарегистрированных в установленном порядке в государственной службе занятости. При приеме на работу вносится запись: "Принятый на работу (далее указывается профессиональная характеристика работ) по трудовому договору (указываются дата и номер договора), зарегистрированным в государственной службе занятости (указывается полное название центра занятости), при этом в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись
(Дата и номер регистрации трудового договора государственной службой занятости: "трудовой договор (номер), зарегистрированный (дата)"), а при увольнении - запись: "Уволен с работы (далее указывается основание увольнения со ссылкой на соответствующие статьи КЗоТ Украины)", при этом в графе 4 указывается дата снятия трудового договора с регистрации государственной службой занятости: "трудовой договор (номер) снят с регистрации (дата)".

Внесенные физическим лицом в трудовые книжки записи подтверждаются подписью должностного лица органа государственной службы занятости, который зарегистрировал трудовой договор, и удостоверяются его печатью.

Вопрос отчетности ФЛП достаточно широкое (зависит от выбранной системы налогообложения), поэтому об этом будет речь в других постах.